Was können Key-User wirklich leisten?

Key-User sind die wahren „Wunderwaffen“ in IT- bzw. SAP-Projekten. Sie sollen beim Prozessdesign unterstützen, sie sollen testen, Dokumentationen erstellen, Schulungen halten und auch im Live-Betrieb dauerhaft als Coach und Ansprechpartner verfügbar sein. Daneben sollen die Key-User das ganz normale Tagesgeschäft nicht vernachlässigen. D.h. zu einer 100%-Stelle packt man zahlreiche Aufgaben „obendrauf“.

Das kann nicht gut gehen. Zum einen ist es schlicht die zeitliche Inanspruchnahme, die es unmöglich macht, alle diese Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Zum anderen werden Key-User zu Aufgaben angehalten bzw. in Rollen gezwängt, in denen sie sich zum Teil nicht wohlfühlen. Das gilt insbesondere für Aufgaben im Bereich Schulung/Coaching. Nicht jeder steht gerne vor einer Gruppe. Nicht jeder hat die Geduld und die Erfahrung als Coach und Multiplikator ein Team „mitzunehmen“.

Die Folge der Überforderung der Key-User ist Frustration, Abwehrhaltung und eine wachsende Distanz zum Projekt und seinen Zielen. Das kontekrariert die eigentlichen Ziele von Projekten, die meist durchgeführt werden um Prozesse zu verbessern und idealerweise auch die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen. Die Frustration im Projektteam wird als Kollateralschaden achselzuckend hingenommen. Hauptsache die Software läuft.

Dabei weiss man schon länger, dass die Aktzeptanz der Mitarbeiter und deren aktive Unterstützung ein zentraler Erfolgsfaktor solcher Projekte ist. Und der größte Hebel dafür sind eben jene Key-User, die das Projekt in der Belegschaft vertreten. Sie sind die zentralen Multiplikatoren. Sie sind diejenigen, die unter den Kollegen vom Projekt berichten. Sie sind die, die neben den fachlichen Inhalten auch ihre Stimmung und ihre Einstellung in den Schulungen übermitteln.

Vor diesem Hintergrund, ist das Management gut beraten, die Rolle der Key-User ernst zu nehmen, eine dauerhafte Überlastung zu vermeiden und sie nicht in Rollen oder Aufgaben zu drängen, die sie nicht möchten und denen sie nicht gewachsen sind. Im Bedarfsfall ist der Einsatz von ergänzenden externen Beratern oder Trainer die für alle Beteiligten günstigere Lösung.

Leave A Comment

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.