Schulungsprojekte agil aufsetzen – ein Paradigmenwechsel

Große IT- und Veränderungsprojekte werden meist durch begleitende Qualifizierungsprojekte unterstützt. Während sich ein Team externer Berater, IT-Experten und Managern damit befasst, ein neues Software-System, neue Prozesse oder neue Organisationsstrukturen zu implementieren, gilt es parallel, die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die anstehenden Veränderungen vorzubereiten. Das bedeutet Kommunikation als Teil des „Change Managements“. Noch wichtiger ist die Schulung der Veränderung. Ein Projekt ist erst dann erfolgreich, wenn die Mitarbeiterinnen fähig sind, die neue Software zu bedienen, die neuen Prozesse zu verstehen oder sich in der neuen Organisation zurecht zu finden.

In solchen Schulungsprojekten startet man mit der Analyse der Prozesse, befragt die verschiedenen Teams, prüft die anstehenden Veränderungen am Arbeitsplatz und nach mehreren Arbeitsschritten entsteht schlussendlich ein Schulungsplan – für jede einzelne Mitarbeitergruppe, zum Teil sogar bis auf die konkrete Person. Wer muss was lernen, wann und mit welcher Methode? Das wird alles im Detail festgelegt; mit viel Mühe und vielen Runden der Abstimmung. So wird das in zahllosen Projekten in den verschiedensten Organisationen seit Jahren praktiziert. So ist es auch noch heute: Lernen wird extern definiert und vorgegeben. Die Mitarbeiter folgen dem vorgegebenen Plan.

Dabei sind die Weiterbildungsbereiche in Unternehmen heute grundsätzlich schon weiter. In Fragen der persönlichen Entwicklung wird ein großes Maß an Entscheidungsfreiheit gewährt. Es gibt offene Lern- oder Learning-Experience-Plattformen. Mitarbeiterinnen können zwischen verschiedenen Angeboten auswählen. Im Zielgespräch mit den Vorgesetzten entstehen fachliche Karrierewege die eigenverantwortlich verfolgt werden. Warum lässt sich Vergleichbares nicht in den Projekten umsetzen? Warum gilt dort ausschließlich das rigide „Lernen nach Lehrplan“?

Es gibt natürlich Faktoren, die eine gewisse Stringenz beim Lernen in Projekten notwendig machen. Da ist zum einen der zeitliche Faktor. Bis zu einem gewissen Zeitpunkt – meistens der Go-Live Termin – müssen die Lerner befähigt werden. Darüber hinaus gibt es ökonomische Faktoren wie Gruppengrößen oder die Verfügbarkeit von Schulungsräumen, die eine Planung notwendig machen.

In Zeiten, in denen Lernen zunehmend in digitaler bzw. virtueller Form stattfindet, verlieren diese Argumente aber an Bedeutung. Ein WBT kann zu jeder Zeit durchgearbeitet werden. Zu einer virtuellen Schulung können Gruppen aus der ganzen Welt zusammenkommen. Videos von Vorträgen können später nochmal angesehen werden. Performance Support Angebote wie intelligente Online-Hilfen sind dauerhaft verfügbar. Nur das klassische Klassenraumtraining unterliegt Termin- und Kapazitätsrestriktionen. Man kann also sagen, dass Lernen – auch im Projektkontext – heute deutlich flexibler angeboten werden kann.

Das eröffnet die Möglichkeit, Schulungsprojekte neu zu denken – in einem agilen Projektverständnis, mit mehr Eigenverantwortung in den betroffenen Teams bzw. bei den Lernenden selbst.  

Grundsätzlich sind agile Ansätze nicht nur ein Trend – sie bringen in vielen Bereichen nachweisbar bessere Ergebnisse. Das liegt vor allem an den Faktoren Motivation und Schnelligkeit. Eigenverantwortliche Teams können besser und schneller entscheiden als entfernte Hierarchien. Der Einzelne kann seine Situation und seine Bedarfe besser einschätzen als eine zentrale Einheit. Warum soll das beim Lernen nicht gelten? Warum sollen Lernende – wenn Ihnen die Ziele und die Lernangebote erklärt werden – nicht eigenverantwortlich entscheiden können, wie und was sie lernen um dieses Ziel zu erreichen? Warum überlassen wir es nicht den einzelnen Teams, sich so zu organisieren, dass Lernen und Arbeiten bestmöglich kombiniert werden können. Denken wir wirklich, dass externe Berater, die einen minimalen Einblick in die Arbeitswirklichkeit der Betroffenen bekommen, das besser erfassen und planen?

Viele Trainer kennen das aus eigenere Erfahrung. Da sitzen Mitarbeiter in Schulungen, die für sie gar nicht relevant sind und für die sie sich gar nicht interessieren. Sie sind nur da, weil es so angeordnet wurde. Auf der anderen Seite würden sich viele für Themen interessieren, denen sie nicht zugeordnet wurden. Vielleicht möchten sie das neue Software-System einmal aus einer Manager-Rolle kennenlernen. Vielleicht möchten sie mehr lernen, sich entwickeln, befördert werden, Einsatz zeigen. Warum sollte man das verhindern? Schadet es, wenn hier und da freiwillig etwas zu viel gelernt wird?

Darum sollten wir anfangen, einen Paradigmenwechsel in Schulungsprojekten einzuleiten – weg von vorgegeben und zentralen Schulungsplänen – hin, zur Eigenverantwortung von Teams und einzelnen Lernenden.

Doch wie kann so etwas aussehen?

Eigenverantwortliches und zielgerichtetes Lernen im Projektkontext kann nur gelingen, wenn das Ziel und die möglichen Wege zur Zielerreichung bekannt sind. D.h. noch mehr als sonst muss – ganz im Sinne eines agilen Projektverständnisses – die Sinnhaftigkeit eines Projektes und seiner Entwicklungsschritte begründet werden. Neben dem „Purpose“ ist aus einer agilen Sicht auch die Transparenz ein entscheidender Faktor. Was passiert im Projekt? Was wird von mir als Mitarbeiter erwartet? Die Antworten auf solche Fragen müssen sorgfältig kommuniziert werden bzw. allen Betroffenen bekannt sein. Eine solche offene Kultur motiviert Mitarbeiter mehr, ein Projekt mit persönlichen Entwicklungsanstrengungen zu unterstützen als eine hierarchisch angeordnete Schulungsteilnahme.

Aber nicht nur das Ziel und die Erwartung an die Mitarbeiter müssen kommuniziert werden – natürlich sind auch die Wege zum Ziel anzubieten. Unverändert gilt es, hierfür die entsprechenden Lernangebote zu machen – auch Vorschläge für bestimmte Rollen und Hilfe bei Unsicherheiten auf dem Weg dorthin. Das bedeutet: Schulungen, Virtuelle Trainings, Videos, Unterstützung beim Arbeitsplatz, Coaches im Go-Live – das vergleichbare Angebot wie bei einem zentral organisierten Schulungsprojekt. Nur die Auswahl und den Weg überlässt man den Lernenden. Es ist diese Selbststeuerung bzw. die Steuerung direkt in den Teams, die die Effizienz des Schulungsprojekts, den Lernerfolg und die Mitarbeitermotivation deutlich erhöhen wird.

Es kann sein, dass manche sich bei der Planung ihrer eigenen „Learning Journey“ überfordert fühlen. Auch hier kann man helfen. Lern-Lotsen helfen bei der Einordnung der Lernangebote und der Planung der Schritte. Beispielhafte Learning Journeys je Rolle zeigen einen Standard-Pfad für die eigene Qualifikation. Und die einzelnen Teams bekommen einen „Werkzeugkasten“ mit Hinweisen, wie sie in ihrem Team Lernen organisieren können.

Das Ergebnis eines solchen Ansatzes ist mehr Beteiligung, viel Selbstwirksamkeitserleben, mehr Verantwortung für das Projekt und damit mehr Motivation und bessere Ergebnisse.

Probieren Sie es einfach einmal aus.

  • Kommunizieren Sie Sinn und Ziele des Projekts
  • Machen Sie den Projektverlauf transparent
  • Sagen Sie Ihren Mitarbeitern*Innen welche Lern- bzw. Entwicklungsschritte sie bis wann von Ihnen erwarten.
  • Machen Sie passende Lernangebote, die möglichst flexibel in Anspruch genommen werden können. Bieten Sie Inhalte in verschiedenen Formaten an. Denke Sie auch an soziales Lernen und eine Förderung des fachlichen Austausches.  
  • Zeigen Sie beispielhafte Learning Journeys auf
  • Machen Sie Unterstützungsangebote für die einzelnen Lernenden.
  • Helfen Sie Teams, Arbeiten und Lernen für sich zu koordinieren.  
  • Verzichten sie auf feste Schulungspläne und verpflichtende Zuweisungen

Machen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Beteiligten des gemeinsamen Projekterfolgs! Orientieren Sie Ihr Schulungsprojekt an agilen Methoden. Sie werden sehen, es lohnt sich.


Beispiel: Info-Session durch Management

Liebe Kolleginnen und Kollegen

wie Sie sicher schon gehört haben, werden wir zum … die neue Software .. einführen. Das Projekt heisst…. Mit der neuen Software ergibt sich für viele von Ihnen eine erhebliche Veränderung. Wir wissen das. Für das ganze Unternehmen ist das ein „Kraftakt“ und eine Investition in die Zukunft. Und für alle ist das anstrengend.

Das Projekt wurde notwendig, weil wir mit der alten Anwendung nicht mehr auf die Anforderungen im Bereich … reagieren konnten. Vielfach haben sich schon Kunden über .. beschwert.

Mit dem Projekt möchten wir die Zukunftsfähigkeit unseres Unternehmens sichern, unsere Kunden zufriedenstellen und so nicht zuletzt unsere Arbeitsplätze sichern. Wir machen das also für unser Unternehmen und uns alle. Dafür brauchen wir Ihre Unterstützung.

Der Projekterfolg hängt an jedem Einzelnen. Das neue System und die neuen Prozesse sind nur ein Baustein. Noch wichtiger ist, dass Sie in Ihrer jeweiligen Rolle im Unternehmen das Projekt unterstützen. Dazu gehört auch, die Neuerungen schlicht so zu lernen, dass Sie nach der Umstellung neue Prozesse oder neue Software-Schritte sicher beherrschen.

Dieses Lernen legen wir in Ihre Verantwortung! D.h. wir möchten Sie bitten, selbst dafür Verantwortung zu übernehmen, dass Sie zum … mit den Veränderungen vertraut sind. Aber keine Sorge: Wir lassen Sie dabei nicht alleine: von der detaillierten Information zu neuen Anforderungen in verschiedenen virtuellen Info-Sessions bis hin zu zahlreichen Lernangeboten werden wir Sie dabei unterstützen, das zu lernen, was Sie brauchen und was Ihnen wichtig ist. Und sollten Sie sich hier oder da unsicher sein, so stehen Ihnen unsere Lern-Lotsen beratend zu Verfügung. Wir lassen niemanden alleine. Wir lassen niemanden zurück. Aber das „Lernen“ können wir Ihnen nicht abnehmen. Wir wollen das auch gar nicht. Lernen macht Freude, Lernen entwickelt, Lernen bringt Sie, uns alle und unser Unternehmen voran.

In Kürze lade ich Sie zu einer einer weiteren Informationsveranstaltung ein. Bis dahin können Sie sich schon auf unserer zentralen Projektwebseite informieren. Unter … finden Sie alle relevanten Informationen, wie vorgeschlagene Learning-Journey zu Rollen,

.. usw…

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