IT-Trainingsprojekte komplett remote/digital – geht das?

Die aktuellen Krisenzeiten geben den digitalen und selbstgesteuerten Lernformen einen enormen Push. E-Learning in unterschiedlichen Formen ist schlicht die einzige Möglichkeit, wenn sich Gruppen wegen der momentanen Ansteckungsgefahr nicht in einem Schulungsraum zusammenfinden können. Und es ist erstaunlich, wie viel auf einmal geht. Auch Ungeübte entdecken in ihrem Home-Office die Möglichkeiten von Online-Konferenzen oder Web-Based-Trainings. Und keiner bezweifelt, dass das einzelne Lernprogramm oder der fachliche Austausch über Teams, Skype oder andere Tools, sinnvoll und nutzbringend sind.

Anders ist es bei kompletten Trainingsprojekten. Eine unternehmensweite Einführung einer Software, mit einer Veränderung von Prozessen für viele Mitarbeiter, ist ein komplexes Vorhaben in mehreren Schritten:

  • Es gilt eine Gesamtkonzeption zu entwickeln,
  • die Trainingsbedarfe der einzelnen Rollen zu erheben,
  • die Schulungsmaterialien vorzubereiten und
  • ein Schulungssystem aufzusetzen.
  • Curricula und konkrete Schulungsveranstaltungen müssen geplant werden;
  • schlussendlich sind die Schulungen durchzuführen und
  • die betroffenen Mitarbeiter sind beim Go Live und darüber hinaus zu unterstützen (Performance Support).
  • Hinzu kommt die begleitende Organisation, das Projektmanagement und natürlich auch die Maßnahmen des Change Managements. Alle betroffenen Mitarbeiter müssen über die Projektziele informiert und „mitgenommen“ werden.

All diese Aufgabenschritte sind bisher – wenn überhaupt – in einem Blended Szenario umgesetzt worden. Und das galt meist nur für die Phase der Schulungsdurchführung. Konkret bedeutete das in der Praxis ein oder zwei Web-Based-Trainings für allgemeine Schulungsthemen und eventuell die eine oder andere Virtual-Classroom-Schulung für weit entfernte Zielgruppen. Aber auch in modernen Zeiten waren typische Schulungsprojekte zum großen Teil Präsenz-Veranstaltungen. Keiner konnte sich eine Konzeptions- und Vorbereitungsphase remote vorstellen. Und auch die Schulungen selbst – meist klassisches Präsenz-Training.

Was aber tun, wenn es die aktuelle Lage schlicht nicht erlaubt, persönlich vor Ort zu sein? Gehen solche Projekte auch komplett remote bzw. digital?

Ich bin sicher, das geht!

Vielleicht ist nicht alles ideal. Vielleicht müssen alle Beteiligten die eine oder andere Form des digitalen Austauschs noch etwas einüben und sich „einschwingen“. Vielleicht sind manche Erwartungshaltungen noch zu sehr an die tradierten Projektvorstellungen gebunden. Aber die Werkzeuge sind da. Es ist möglich!

Schon das Kennenlernen des Projektteams aus externen Beratern und Trainern und den intern Verantwortlichen ließe sich virtuell umsetzen. Warum nicht ein remote-Kick-Off? Wichtig ist, dem richtigen Kennenlernen in der virtuellen Umgebung einen dezidierten Raum zu geben. Alle Untersuchungen zeigen: nur Projektteams, die sich vertrauen sind erfolgreich. Und Vertrauen setzt ein „Kennen“ voraus. D.h. ein Fehler wäre, sofort in die Sacharbeit zu gehen – vielleicht sogar zu meinen, dass virtuell alles schneller und oberflächlicher gehen müsse. Nein – das Gegenteil ist der Fall.

Virtuelle Zusammenarbeit braucht mehr Sorgfalt!

Dann die Phase der Bedarfserhebung: Die Interviews mit den Fachexperten kann man ohne Probleme remote machen. Mit allen gängigen Web-Conferencing-Tools kann man gemeinsam auf die zu schulende Software schauen. Man kann sich austauschen. Man kann regelmäßige Abstimmungen vereinbaren, sich Online-Termine setzen. Auch hier gilt es dann, auf den notwendigen Raum für die Kommunikation zu achten.

Die Schulungsvorbereitung selbst ist gar kein Problem. Das läuft sowieso in der Regel remote. Inhalte entwickeln, Übungsaufgaben kreieren, Trainerleitfäden schreiben – das ist eine Arbeit für den geübten Trainer und Autor an seinem Arbeitsplatz – und dieser ist hier eben das heimische Büro. Wichtig ist , den notwendigen Rückfragen einen Raum zu geben.

Es braucht Foren, feste Austauschtermine und eine Kultur des gegenseitigen Unterstützens. Dann funktioniert das.

Der Vorteil: Alles ist transparent und nachvollziehbar. Offene Fragen sind sichtbar – eine fehlende Reaktion auch. Vielleicht sogar ein Vorteil?

Dann die Umsetzungsphase – komplett remote. Kein Klassenraumtraining! Dass das machbar ist, habe ich schon in vielen Projekten erlebt. Meist trifft es nur weit entfernte Niederlassungen mit wenigen Mitarbeitern, für die sich die Anreise eines Trainers nicht lohnt. Oder auch Mitarbeiter, die später im Onboarding sind – wenn das Trainingsprojekt schon vorbei ist. Auch hier klappt das Selbststudium schon heute – remote und digital und mit Hilfe der Kollegen.

Wichtig für die erfolgreiche Wissensvermittlung ist der sinnvolle Mix von Lernangeboten – und insbesondere ein intensiver und sorgfältiger Einsatz von so genannten Virtual Classroom-Schulungen (VC).

Die Erfahrung zeigt, dass man mit den richtigen VC-Methoden auch remote eine Aktivierung der Teilnehmer erreichen kann. Sinnvolle Übungen mit einem individuellem Feed-Back sind dort genauso machbar. Die einzigen Einschränkungen:

  • Es dürfen nicht zu viele Teilnehmer*innen sein.
  • Die Schulung darf nicht zu lange dauern

Nach unserer Erfahrung sind 8 Lernende das Maximum bei einem Virtual-Classroom Training.  Die Schulungsdauer sollte 3 Stunden nicht übersteigen. Dafür kann man das dann gestaffelt über mehrere Veranstaltungsblöcke machen. Virtual Classroom Schulungen sind nicht zu verwechseln mit Webinaren im Sinne von Online-Informations-Veranstaltungen. Für diese können auch deutlich mehr Teilnehmer zugelassen werden.

Was bisher nur wenig probiert wurde, ist das eigenständige Üben der Lernenden in Schulungssystemen – mit aktiver Online-Hilfe. Es gibt Technologien die direkt in einer Anwendung Hilfestellung geben können. Das wird im Live-Betrieb genutzt, um Mitarbeiter zu unterstützen und den Helpdesk zu überlasten.

Mit solchen „Electronic Performance Support Systemen“ (EPSS) brauchen die Details in Software-Systemen grundsätzlich nicht mehr so intensiv geschult werden.

EPSS können aber schon zur Unterstützung von Übungen in Schulungs- und Testsystemen verwendet werden. Das wird bisher zu wenig genutzt.

Neben selbständigen Übungen und VC-Angeboten können für Grundlagen-themen klassische Web-Based-Trainings (WBTs) eingesetzt werden. Das gilt besonders für kognitive Lernziele der unteren Kategorien (Wissen/Kennen), z.B. die Darstellung der Prozesse. Ungeübte Selbstlernende können durch Online-Coaching-Termine beim Selbstlernen unterstützt werden.

Die größte Herausforderung in einem reinen Remote-Szenario ist wahrscheinlich das Change Management. „Digitale Klassiker“ sind hier kleine Motivationsfilme (Trailer), Video-Ansprachen des Managements und Webinare mit Infos zum Projekt. Bisher wenig genutzt werden interne Socia-Media-Kanäle; z.B. Yammer, Teams oder andere. Hier steckt ein noch großes ungenutztes Potential, der begleitenden Kommunikation, der virtuellen „Kaffeeküche“ und des so wichtigen Gefühls, Teil eines Teams zu sein.

Schließlich der Go Live und die Phase danach: Hier spielen die oben angeführten EPS Systeme eine zentrale Rolle. Sie bieten Hilfe zur Anwendung und einen zentralen Zugang zu allen Informationssystemen im Unternehmen. Ergänzt wird das durch virtuelle Choaching-Sessions, virtuelle Nachschulungsangebote und einen Remote-Support, der auch Anwenderfragen beantwortet bzw. auf die entsprechenden EPSS-Angebote verweist.

All die oben beschriebenen Schritte können sind nur eine sehr kurze Übersicht. Es gibt im Detail sicher sehr viel mehr zu beachten. Je Projekt und Größe des Unternehmens gibt es zahllose Herausforderungen, die bewältigt werden müssen; z.B. mehrere Sprachen, gesetzliche Bestimmungen, Einbindung des Betriebsrats, verfügbare Technologien und vieles mehr. Ein großes Trainingsprojekt komplett remote/digital zu machen wäre sicher ein Stück weit eine Pionier-Leistungen; etwas Neues.

Aber wann, wenn nicht jetzt, ist es Zeit Neues zu denken und Neues auch einfach mal zu tun?

Das gilt insbesondere für die Lernenden selbst: Wann wenn nicht jetzt, wäre es sinnvoll, Veränderungen, neue Prozesse, neue Software in der Ruhe und Sicherheit des Home-Office zu lernen und anzunehmen? Auch wenn nicht alles rund laufen sollte – es wäre immer positiv. Man muss es nur tun!

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