Hilfe! SAP S/4HANA kommt. Was bedeutet das für die Anwenderschulung?

Die HANA Datenbank-Technologie von SAP schien lange ein Thema für technische Experten. Sicher, die Software wird schneller. Die Datenoperationen laufen zu einem großen Teil im Arbeitsspeicher. Das ermöglicht schnellere Reports für das Management und neue Geschäftsmodelle im Umgang mit „Big Data“. Doch der „normale“ Endanwender – all die Buchhalter, Einkäufer, Verkäufer, Lager- und Transportverantwortlichen und die entsprechenden Transaktionen schienen kaum betroffen. SAP HANA – das schien irgendetwas „unter der Haube“; etwas, das ohne große Auswirkungen auf das Tagesgeschäft Einzug halten würde.

Jetzt platziert SAP mit S/4HANA eine völlig neue Software Version für ERP. Das ist kein Update. Das ist ein neues Produkt, das von SAP aktiv in den Markt gebracht wird. Dieses neue Produkt umfasst eine Vielzahl von Neuerungen. Nicht nur bei der technologischen Basis hat sich eine Menge getan. Auch die Oberfläche ist über die neuen Fiori Apps zum Teil komplett anders. Hinzu kommen hybride Lösungen mit neuen Cloud-Produkten. Für uns Schulungsexperten und Schulungsverantwortlichen bedeutet das eine Herausforderung: Anders als bei den klassischen Einführungsprojekten lassen sich Schulungsbedarfe bei S/4 Projekten weitaus schwieriger einschätzen.

Manche Transaktionen sind nahezu identisch, anderes ändert sich vollständig. Es gibt Oberflächen in der vertrauten GUI-Optik und solche mit einem Web-Interface bzw. in einer vereinfachten App-Form – zu einem immer größeren Teil auch als mobile Lösungen. Anders als bei einer „Erst-Einführung“ gibt es eine Vielzahl von Experten bzw. versierten Nutzern in den meisten Unternehmen. Viele sind bereit und in der Lage, sich mit diesem Vorwissen selbst in die veränderte Lösung einzuarbeiten, andere brauchen unverändert umfassende Unterstützung.

Entsprechend unterschiedlich sind die Anforderungen an die korrespondierenden Qualifizierungsangebote. Zum Teil reichen einfache Informationsmaterialien, zum Teil empfehlen sich digitale Inhalte zum Selbststudium, intelligente Online-Hilfen oder auch klassisches Training. Aber was für wen und in welchem Umfang?

Für eine Antwort ist eine sorgfältige Analyse unabdingbar. Machen Sie sich ein Gesamtbild von den zu schulenden Prozessen. In den meisten Unternehmen sind diese in zentralen Tools oder grafischen Darstellungen erfasst. Zum Teil vielleicht veraltet oder an manchen Stellen zu detailliert oder zu technisch dargestellt; aber diese Prozessdarstellungen bilden eine gute Grundlage. Lassen Sie sich hier auch helfen. Es gibt externe Trainingsexperten, die Ihnen in wenigen Tagen vollständige Schulungsprozesslandkarten entwickeln.

Diese Prozesslandkarten sind die Ausgangssituation für die Erhebung der Schulungsbedarfe: Binden Sie Ihre IT-Experten oder/und externe Berater ein. Identifizieren Sie für die einzelnen Prozesse die Veränderungen, die den Anwender an seinem jeweiligen Arbeitsplatz betreffen werden. Identifizieren sie den fachlichen Schulungsbedarf.

Auf dieser Basis entwickeln Sie das methodische Konzept. Ich empfehle Ansätze, die zu einem großen Teil auf digitale Lern- und Unterstützungsangebote setzen. Gerade für einfachere bzw. kleine Schulungsinhalte bietet sich das an. Es braucht keine Schulung um Anwendern eine einfache App oder eine leicht geänderte Transaktion zu erklären. Einfache Simulationen, eine gut strukturierte digitale Anwenderdokumentation und effiziente Performance Support-Systeme können einen großen Teil des Schulungsbedarfs auffangen. Konzentrieren Sie hochwertige und kostenintensive Präsenzschulungen oder medial aufbereitete Lernprogramme auf die wichtigen Dinge: auf die Vermittlung der Projektziele, auf die zentralen Themen, auf die grundlegend neuen Prozesse. Mit einem solchen Blended Learning Szenario lassen sich die Trainingskosten deutlich reduzieren. Besonders die Abwesentheits- bzw. Schulungs-Teilnahmetage werden minimiert. D.h. die Mitarbeiter werden weniger aus dem Tagesgeschäft herausgerissen. Zudem bieten die digitalen Lernangebote einen Nutzen über das Projekt hinaus. Sie sind nachhaltig und effektiv.

In einem letzten Schritt werden die Lernangebote den konkreten Rollen bzw. Mitarbeitergruppen zugeordnet. Wer lernt was mit welcher Methode. Ein konkreter Schulungsplan entsteht – Ihre unternehmensindividuelle Antwort auf die Qualifizierungsanforderungen bei der Einführung von SAP S/4Hana!

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